English language version (Read below for Estonian):
MTÜ SUMMER ETERNAL PLAYERS NON PROFIT
ARTICLES OF ASSOCIATION
1. Name and Registered Office
1.1. The name of the non-profit association is MTÜ Summer Eternal Players Non Profit (hereinafter the Association).
1.2. The registered office of the Association is Tartu, Republic of Estonia.
1.3. The exact address of the Association shall be determined by the Management Board. The Management Board shall arrange for the address and any changes to it to be entered in the register in accordance with law.
1.4. The Association is established for an indefinite term.
2. Objectives and Activities
2.1. The Association brings together an international community consisting of purchasers of products of the artistic collective Summer Eternal.
2.2. The objectives of the Association are:
a) to represent the views and interests of this community;
b) to enable members to formulate and communicate opinions concerning the strategy, creative direction, works and activities of the artistic collective Summer Eternal;
c) to promote video game culture, community participation, art and creative activity;
d) to organise and support activities that further the objectives of the Association.
2.3. In pursuit of its objectives, the Association may, among other things:
a) organise and fund cultural events, projects, meetings, exhibitions and other initiatives;
b) support projects relating to video games, art, culture and related fields;
c) collect, discuss and communicate the opinions, proposals and positions of its members to the artistic collective Summer Eternal and other relevant persons;
d) organise activities accessible to the public or the wider video game and cultural community;
e) acquire, hold and dispose of shares, ownership interests or other equity interests in legal entities through which the artistic collective Summer Eternal operates, and receive dividends, distributions and other lawful income arising from them;
f) receive donations, grants and other lawful income;
g) undertake other lawful activities which the Association’s Assembly considers appropriate for achieving the objectives of the Association.
2.4. The Association shall not operate for the purpose of advertising the goods or services of the artistic collective Summer Eternal, and supporting the business activities of the artistic collective Summer Eternal shall not be an objective of the Association.
2.5. Earning income through economic activity shall not be an objective or the main activity of the Association.
2.6. All income and assets of the Association shall be used solely to achieve its statutory objectives. The Association shall not distribute profits among its members.
3. Membership
3.1. Membership is open only to a natural person who:
a) is at least 18 years old;
b) accepts these Articles of Association; and
c) has purchased at least one product of the artistic collective Summer Eternal and retains at least one such purchase that has not been returned, cancelled or fully refunded.
3.2. There is no membership fee.
3.3. A person wishing to become a member shall submit a membership application and the information or evidence necessary to verify a qualifying purchase.
3.4. Membership shall be decided by the Management Board, who shall admit every applicant who satisfies the conditions specified in Article 3.1 and keep an updated membership record.
3.5. The existence and validity of a qualifying purchase may be checked by an automated system using purchase information held or made available by the artistic collective Summer Eternal or its authorised sales or service providers.
3.6. The Management Board may use an automated system to verify membership conditions, process admissions and maintain the membership record. Personal data shall be processed in accordance with applicable data-protection law.
3.7. A member may leave the Association at any time by notifying the Association in writing or electronically.
3.8. The Management Board shall exclude a member if all purchases of products of the artistic collective Summer Eternal upon which the person’s eligibility for membership was based have been returned, cancelled or fully refunded and the member no longer has any qualifying purchase under Article 3.1.
3.9. The condition specified in Article 3.8 may be verified through an automated system.
3.10. The Management Board may also exclude a member who materially violates these Articles or significantly damages the Association.
3.11. A member shall be notified in writing or electronically of their exclusion and the reason for it. The member may demand that the Association’s Assembly decide on the exclusion in accordance with law.
4. Rights and Obligations of Members
4.1. Every member has the right to:
a) participate in the activities of the Association;
b) participate in the Association’s Assembly;
c) have one vote at the Association’s Assembly;
d) elect and be elected to bodies of the Association, unless otherwise provided by law;
e) submit proposals concerning the activities of the Association;
f) receive information concerning the activities of the Association to the extent provided by law.
4.2. Every member shall:
a) comply with these Articles and lawful resolutions of the Association;
b) refrain from activities that significantly damage the Association;
c) keep their contact information provided to the Association up to date.
5. Association’s Assembly
5.1. The Association’s Assembly (the Assembly) is the highest body of the Association.
5.2. An ordinary Assembly shall be held at least once every year.
5.3. The ordinary annual Assembly shall, among other things:
a) elect the Management Board;
b) approve the annual report;
c) discuss the activities and future direction of the Association;
d) decide other matters within the competence of the Assembly.
5.4. The Assembly shall be called by the Management Board.
5.5. Members shall be given at least seven days’ notice of an Assembly by email to the address provided by the member to the Association. The notice shall specify the time, method of participation and agenda and, where applicable, the deadline for requesting an oral speaking slot.
5.6. An Assembly may be held physically, electronically, or through a combination of both methods.
5.7. Where electronic participation is used, members must be able to follow the Assembly and vote, and the Association must be able adequately to identify each participating member.
5.8. Oral speaking rights at the Assembly shall be given to members who have requested a speaking slot by the deadline stated in the notice of the Assembly. The Management Board or chair of the Assembly shall determine the duration and order of speaking slots. All members may submit written comments and proposals to the Assembly.
5.9. Each member has one vote.
5.10. A resolution of the Assembly is adopted if more than one half of the members or their representatives participating in the Assembly vote in favour, unless a greater majority is required by law.
5.11. In elections to the Management Board, the candidates receiving more votes than the other candidates shall be elected, unless otherwise required by law or these Articles.
5.12. The Assembly has a quorum if at least ten percent (10%) of the members of the Association participate or are represented.
5.13. The notice calling an Assembly shall also conditionally call a second Assembly with the same agenda to commence thirty (30) minutes after the originally scheduled time if the quorum specified in Article 5.12 has not been reached.
5.14. The second Assembly referred to in Article 5.13 shall have a quorum regardless of the number of members participating or represented.
6. Management Board
6.1. The Association shall have two members of the Management Board.
6.2. The members of the Management Board shall be elected by the Association’s Assembly for a term of one year.
6.3. The Management Board shall be elected at every ordinary annual Assembly.
6.4. A member of the Management Board must be a natural person with active legal capacity who satisfies the requirements of law.
6.5. The Management Board manages and represents the Association and organises its day-to-day activities.
6.6. Each member of the Management Board may represent the Association independently.
6.7. The Management Board shall organise the maintenance of the membership record.
6.8. The Management Board may adopt resolutions and conduct its work electronically.
6.9. If a position on the Management Board becomes vacant before expiry of the term, the Association’s Assembly may elect a replacement for the remainder of the term.
7. Assets and Funds
7.1. The Association may own property, receive donations and grants, earn income and hold interests in companies to the extent compatible with the objectives of the Association and applicable law.
7.2. The assets and income of the Association shall be used to achieve the statutory objectives of the Association.
7.3. Membership in the Association does not by itself give a member any right to the assets or income of the Association.
8. Dissolution and Distribution of Assets
8.1. The Association shall be dissolved in accordance with law.
8.2. After all claims of creditors have been satisfied or guaranteed, the remaining assets of the Association shall be transferred to a non-profit association, foundation or other non-profit organisation selected by the Association’s Assembly which operates in culture, video games, art or a related field.
8.3. Where possible, the recipient shall be an organisation which, at the time of transfer, meets the requirements applicable to organisations benefiting from income-tax incentives under § 11 of the Estonian Income Tax Act, or an equivalent applicable public-interest status.
8.4. The recipient shall be designated by the Association’s Assembly.
8.5. The assets of the Association shall not be distributed among its members.
9. Applicable Law
9.1. Matters not regulated by these Articles shall be governed by the Non-profit Associations Act and other applicable laws of the Republic of Estonia.
——————————-
Estonian language version:
MTÜ SUMMER ETERNAL PLAYERS NON PROFIT
PÕHIKIRI
1. Nimi ja asukoht
1.1. Mittetulundusühingu nimi on MTÜ Summer Eternal Players Non Profit (edaspidi Ühing).
1.2. Ühingu asukoht on Tartu, Eesti Vabariik.
1.3. Ühingu täpse aadressi määrab juhatus. Juhatus korraldab aadressi ja selle muudatuste kandmise registrisse vastavalt seadusele.
1.4. Ühing on asutatud tähtajatult.
2. Eesmärgid ja tegevus
2.1. Ühing ühendab rahvusvahelist kogukonda, mis koosneb kunstikollektiivi Summer Eternal toodete ostjatest.
2.2. Ühingu eesmärgid on:
a) esindada selle kogukonna vaateid ja huve;
b) võimaldada liikmetel kujundada ja edastada arvamusi kunstikollektiivi Summer Eternal strateegia, loomingulise suuna, teoste ja tegevuse kohta;
c) edendada videomängukultuuri, kogukondlikku osalust, kunsti ja loomingulist tegevust;
d) korraldada ja toetada tegevusi, mis aitavad saavutada Ühingu eesmärke.
2.3. Oma eesmärkide saavutamiseks võib Ühing muu hulgas:
a) korraldada ja rahastada kultuuriüritusi, projekte, kohtumisi, näitusi ja muid algatusi;
b) toetada videomängude, kunsti, kultuuri ja nendega seotud valdkondade projekte;
c) koguda, arutada ja edastada oma liikmete arvamusi, ettepanekuid ja seisukohti kunstikollektiivile Summer Eternal ja teistele asjaomastele isikutele;
d) korraldada avalikkusele või laiemale videomängu- ja kultuurikogukonnale suunatud tegevusi;
e) omandada, omada ja võõrandada osasid, aktsiaid või muid osalusõigusi juriidilistes isikutes, mille kaudu kunstikollektiiv Summer Eternal tegutseb, ning saada nendest tulenevaid dividende, väljamakseid ja muud seaduslikku tulu;
f) võtta vastu annetusi, toetusi ja muud seaduslikku tulu;
g) teha muid seaduslikke tegevusi, mida Ühingu üldkoosolek peab Ühingu eesmärkide saavutamiseks asjakohaseks.
2.4. Ühing ei tegutse kunstikollektiivi Summer Eternal kaupade või teenuste reklaamimise eesmärgil ning kunstikollektiivi Summer Eternal äritegevuse toetamine ei ole Ühingu eesmärk.
2.5. Majandustegevusest tulu saamine ei ole Ühingu eesmärk ega põhitegevus.
2.6. Ühingu kogu tulu ja vara kasutatakse üksnes Ühingu põhikirjaliste eesmärkide saavutamiseks. Ühing ei jaota kasumit oma liikmete vahel.
3. Liikmelisus
3.1. Ühingu liikmeks võib olla ainult füüsiline isik, kes:
a) on vähemalt 18-aastane;
b) nõustub käesoleva põhikirjaga; ja
c) on ostnud vähemalt ühe kunstikollektiivi Summer Eternal toote ning omab vähemalt ühte sellist ostu, mida ei ole tagastatud, tühistatud ega täielikult hüvitatud.
3.2. Ühingul ei ole liikmemaksu.
3.3. Liikmeks sooviv isik esitab Ühingule liikmeks astumise avalduse ja ostu kontrollimiseks vajalikud andmed või tõendi.
3.4. Liikmeks vastuvõtmise otsustab juhatus, kes võtab vastu iga taotleja, kes vastab punktis 3.1 sätestatud tingimustele, ning peab ajakohast liikmete arvestust.
3.5. Liikmelisuse aluseks oleva ostu olemasolu ja kehtivust võib kontrollida automatiseeritud süsteemiga kunstikollektiivi Summer Eternal või tema volitatud müügi- või teenusepakkujate valduses olevate või nende poolt kättesaadavaks tehtud ostuandmete alusel.
3.6. Juhatus võib kasutada automatiseeritud süsteemi liikmelisuse tingimuste kontrollimiseks, liikmeks vastuvõtmise menetlemiseks ning liikmete arvestuse pidamiseks. Isikuandmeid töödeldakse vastavalt kohaldatavatele andmekaitsenõuetele.
3.7. Liige võib Ühingust igal ajal välja astuda, teatades sellest Ühingule kirjalikult või elektrooniliselt.
3.8. Juhatus arvab liikme Ühingust välja, kui kõik kunstikollektiivi Summer Eternal ostud, mille alusel isik vastas liikmelisuse tingimustele, on tagastatud, tühistatud või täielikult hüvitatud ning liikmel ei ole enam ühtegi punktile 3.1 vastavat ostu.
3.9. Punktis 3.8 nimetatud asjaolu võib kontrollida automatiseeritud süsteemi kaudu.
3.10. Juhatus võib liikme välja arvata ka juhul, kui liige rikub oluliselt käesolevat põhikirja või kahjustab oluliselt Ühingut.
3.11. Liikmele teatatakse tema väljaarvamisest ja selle põhjusest kirjalikult või elektrooniliselt. Liikmel on õigus nõuda väljaarvamise otsustamist Ühingu üldkoosolekul seaduses sätestatud korras.
4. Liikmete õigused ja kohustused
4.1. Igal liikmel on õigus:
a) osaleda Ühingu tegevuses;
b) osaleda Ühingu üldkoosolekul;
c) omada Ühingu üldkoosolekul ühte häält;
d) valida ja olla valitud Ühingu organitesse, kui seadusest ei tulene teisiti;
e) teha ettepanekuid Ühingu tegevuse kohta;
f) saada seaduses sätestatud ulatuses teavet Ühingu tegevuse kohta.
4.2. Iga liige on kohustatud:
a) järgima käesolevat põhikirja ja Ühingu seaduslikke otsuseid;
b) hoiduma Ühingut oluliselt kahjustavast tegevusest;
c) hoidma Ühingule teatatud kontaktandmed ajakohasena.
5. Ühingu üldkoosolek
5.1. Ühingu kõrgeim organ on liikmete üldkoosolek.
5.2. Korraline üldkoosolek toimub vähemalt üks kord aastas.
5.3. Korralisel üldkoosolekul:
a) valitakse Ühingu juhatus;
b) kinnitatakse majandusaasta aruanne;
c) arutatakse Ühingu tegevust ja tulevast suunda;
d) otsustatakse muud üldkoosoleku pädevusse kuuluvad küsimused.
5.4. Üldkoosoleku kutsub kokku juhatus.
5.5. Üldkoosoleku toimumisest teatatakse liikmetele vähemalt seitse päeva ette liikme poolt Ühingule teatatud e-posti aadressil. Teates märgitakse koosoleku aeg, osalemise viis, päevakord ning vajaduse korral tähtaeg suulise sõnavõtuaja taotlemiseks.
5.6. Üldkoosolek võib toimuda füüsiliselt, elektrooniliselt või mõlemat viisi kombineerides.
5.7. Elektroonilisel osalemisel peab liikmel olema võimalik koosolekut jälgida ja hääletada ning Ühingul peab olema võimalik osaleja isik piisavalt tuvastada.
5.8. Üldkoosolekul suulise sõnavõtu õigus on liikmetel, kes on taotlenud sõnavõtuaega üldkoosoleku kutses märgitud tähtajaks. Juhatus või koosoleku juhataja määrab sõnavõttude kestuse ja järjekorra. Kõigil liikmetel on õigus esitada üldkoosolekule kirjalikke kommentaare ja ettepanekuid.
5.9. Igal liikmel on üks hääl.
5.10. Üldkoosoleku otsus on vastu võetud, kui selle poolt hääletab üle poole koosolekul osalevatest või esindatud liikmetest, välja arvatud juhul, kui seadus nõuab suuremat häälteenamust.
5.11. Juhatuse liikmete valimisel loetakse valituks kandidaadid, kes saavad teistest kandidaatidest rohkem hääli, kui seadusest või käesolevast põhikirjast ei tulene teisiti.
5.12. Üldkoosolek on otsustusvõimeline, kui sellel osaleb või on esindatud vähemalt kümme protsenti (10%) Ühingu liikmetest.
5.13. Üldkoosoleku kutsega kutsutakse tingimuslikult kokku ka teine üldkoosolek sama päevakorraga, mis algab kolmkümmend (30) minutit pärast esialgselt määratud aega juhul, kui punktis 5.12 sätestatud kvoorumit ei saavutata.
5.14. Punktis 5.13 nimetatud teine üldkoosolek on otsustusvõimeline sõltumata osalevate või esindatud liikmete arvust.
6. Juhatus
6.1. Ühingul on kaks juhatuse liiget.
6.2. Juhatuse liikmed valib Ühingu üldkoosolek üheks aastaks.
6.3. Juhatus valitakse igal korralisel üldkoosolekul.
6.4. Juhatuse liikmeks võib olla teovõimeline füüsiline isik, kes vastab seaduses sätestatud nõuetele.
6.5. Juhatus juhib ja esindab Ühingut ning korraldab Ühingu igapäevast tegevust.
6.6. Igal juhatuse liikmel on õigus esindada Ühingut iseseisvalt.
6.7. Juhatus korraldab liikmete arvestuse pidamise.
6.8. Juhatus võib vastu võtta otsuseid ja korraldada oma tööd elektrooniliselt.
6.9. Kui juhatuse liikme koht vabaneb enne ametiaja lõppu, võib Ühingu üldkoosolek valida uue juhatuse liikme ülejäänud ametiajaks.
7. Vara ja rahalised vahendid
7.1. Ühing võib omada vara, saada annetusi ja toetusi, teenida tulu ning omada osalusi äriühingutes ulatuses, mis on kooskõlas Ühingu eesmärkide ja kohaldatava õigusega.
7.2. Ühingu vara ja tulu kasutatakse Ühingu põhikirjaliste eesmärkide saavutamiseks.
7.3. Ühingu liikmel ei ole õigust Ühingu varale ega tulule üksnes liikmelisuse tõttu.
8. Lõpetamine ja vara jaotamine
8.1. Ühingu lõpetamine toimub seaduses sätestatud korras.
8.2. Pärast võlausaldajate kõigi nõuete rahuldamist või tagamist antakse Ühingu allesjäänud vara Ühingu üldkoosoleku valitud mittetulundusühingule, sihtasutusele või muule mittetulunduslikule organisatsioonile, mis tegutseb kultuuri, videomängude, kunsti või nendega seotud valdkonnas.
8.3. Võimaluse korral valitakse vara saajaks organisatsioon, mis vastab vara üleandmise ajal Eesti tulumaksuseaduse § 11 alusel tulumaksusoodustusega organisatsioonile kehtestatud nõuetele või samaväärsele kohaldatavale avalikes huvides tegutseva organisatsiooni staatusele.
8.4. Vara saaja määrab Ühingu üldkoosolek.
8.5. Ühingu vara ei jaotata Ühingu liikmete vahel.
9. Kohaldatav õigus
9.1. Käesolevas põhikirjas reguleerimata küsimustes lähtutakse Eesti Vabariigi mittetulundusühingute seadusest ja muudest kohaldatavatest õigusaktidest.